PIM voor webshops: Een centrale plek voor je gehele E-commerce catalogus

De populariteit van PIM systemen neemt toe omdat bedrijven die serieus  aan de slag willen met e-commerce, vaak kijken naar een Best in Breed strategie* waar een PIM systeem naar onze mening niet in kan ontbreken. In dit artikel geven we je en kort overzicht van alles wat je moet weten om aan de slag te gaan met een PIM systeem. We kijken naar verschillen met andere oplossingen, voor-en nadelen en wanneer een PIM precies geschikt voor jou zou zijn.

Wat is een PIM systeem?

Een Product Information Management (PIM) systeem biedt een oplossing voor het beheren en verreiken van producten en catalogi. Deze productinformatie kan vervolgens doorgestuurd worden naar verschillende sales en e-commerce kanalen voor de perfecte “omnichannel” strategie. Het is een systeem dat dient als een soort portaal voor productdata naar externe systemen, waar je tegelijkertijd deze data kunt beheren.

PIM systeem vs. PCM systeem

Naast PIM kom je ook nog wel eens de term PCM tegen. Dit betekent product content management (PCM), wat eigenlijk op hetzelfde neerkomt.  Al de verschillende aanbieders van PIM en PCM hebben wat met elkaar gemeen. Ze hebben namelijk een gebruiksvriendelijk programma ontwikkeld, waarmee je zonder kennis van IT, je content kunt verreiken. Dit gebeurt in bijna alle gevallen in de Cloud, wat het zeer schaalbaar maakt.

Rich content is de sleutel naar onderscheiding in de markt. Dit kun je bereiken met een PIM systeem

Consumenten worden steeds kritischer en om je te onderscheiden in de markt, moet je rich content aanbieden. Om rich content beheersbaar te maken is een PIM systeem uitermate geschikt. We zijn op dit moment op een punt in de markt terecht gekomen, waarbij er veel doorstromers zijn die jaren geleden gestart zijn met e-commerce. Dit zien wij terug in de B2C- maar zeker ook in de B2B markt.

Steeds meer leveranciers digitaliseren hun productaanbod en steeds meer leveranciers verreiken hun productaanbod met content. Door deze digitalisering en verrijking zijn er veel e-commerce bedrijven die in hun beginperiode het CMS, de ERP of het administratiesysteem gebruikten als contentdatabase. Veel van deze systemen zijn niet goed ingericht voor het verreiken van content, waardoor dit vaak in verschillende systemen gedaan wordt. Je gebruikt dus eigenlijk systemen voor doeleinden waar ze niet voor zijn gebouwd.

Productdata wordt vaak door de verkeerde systemen verwerkt en niet juist gekoppeld

Zo zien wij vaak dat “basis” productinformatie zoals de titel, SKU, prijs en voorraad, uit een ERP of administratie systeem gehaald wordt. Deze data is gekoppeld aan een e-commerce CMS systeem zoals Magento, Shopware of WooCommerce, waarbij de data in het CMS verreikt wordt met afbeeldingen, omschrijvingen en videos.

Door de jaren heen zijn er dus vaak verschillende systemen gebruikt en aan elkaar geknoopt om de eindgebruiker van goede en waardevolle content te voorzien. Dit is in principe geen probleem wanneer dit vooraf zo bedacht is. Echter zien wij in veel gevallen dat de manier waarop het “aan elkaar geknoopt is”, niet rendabel is voor groei. De opbouw van systemen kunnen niet meegroeien met de groei van de online ondernemer.

Je moet meebewegen met de vraag van de consument

De vraag en verwachting naar meer (gepersonaliseerde) informatie van de online consument neemt drastisch toe. De consument wil met zo min mogelijk moeite tot zijn doel komen op jouw webshop. Dit resulteert vaak in een wirwar van data, die op verschillende plekken verzameld en verwerkt wordt. Door deze vorm van “houtje touwtje” opbouw, loopt dit vrijwel altijd uit op onwerkbare en niet-schaalbare situaties.

Ook zie je vaak bij all-in-one systemen het probleem ontstaan dat de groei van de online ondernemer geremd wordt. Dit komt door het feit dat je afhankelijk bent van verschillende leveranciers, die allemaal andere koppelingen hebben met talloze verschillende datapunten. Dit zorgt er vaak voor, dat naast de koppeling voor de basisproductinformatie, alle andere gewenste informatie handmatig moet worden toegevoegd. Dit kost veel tijd en is verre van schaalbaar.

PIM systemen zijn het portaal naar het uitbreiden van je saleskanalen

De laatste jaren zijn er naast het eigen e-commerce kanaal (de webshop) veel extra saleskanalen bijgekomen. Deze kanalen kunnen een ondernemer met groei en uitbreiding (omnichannel strategie). Voorbeelden van dit soort kanalen zijn bol.com, Amazon, marktplaats, Google Shopping, Beslist, Ebay, Facebook shopping en alle andere kanalen voor verkoop (of affiliate doeleinden).

Deze kanalen moeten allemaal voorzien worden van productinformatie. Je kan je voorstellen dat dit met een paar producten op 1 kanaal nog prima te doen is. Maar met tienduizenden producten verspreid over meerdere kanalen, moet dit geautomatiseerd worden. De vraag is alleen, waar komt deze data vandaan en welk systeem is leidend?

Wij zien vaak dat hier het e-commerce CMS systeem voor gebruikt wordt, wat in principe een prima optie is. Er zit dan ook veel overlap tussen een e-commerce systeem zoals Magento, Shopware of WooCommerce en een PIM systeem zoals Akeneo, Logictrade, Pimcore, salsify en Inriver. Later in dit artikel gaan we verder in op deze verschillende systemen. Eerst kijken we echter naar de verschillen en overlap tussen een e-commerce CMS en een PIM systeem.

Voordelen van een PIM systeem

Een PIM systeem is niet meer weg te denken uit vele E-commerce oplossingen. Vooral wanneer je een visie hebt op groei, kan een PIM systeem je helpen om je de kwaliteit van je bereik dusdanig te verbeteren, dat je per kanaal perfecte data door laat stromen. Zo zijn er vele andere voordelen van PIM systemen. Laten we er een paar benoemen.

• Automatiseer stromen aan productinformatie van verschillende interne -en externe systemen richting je PIM systeem
• Verreik, vertaal en breng je data in kaart binnen je PIM systeem
• Gebruik de data in je e-commerce systeem, POS, marktplaatsen, print of mobile applicaties en apps.
• Voorkom foutieve informatie en handmatig werk in een snel groeiende en omnichannel markt.

PIM systemen verhogen ook je productiviteit

In een snel-bewegende wereld, veranderen consumenten, leveranciers, producten en productinformatie continu. Daarnaast is de verschillende informatie per kanaal vaak ook zeer verschillend. Producten hebben unieke omschrijvingen, media files, verschillende specificaties, verschillende varianten en overige content die bijdraagt aan de overtuiging van het product.

Vaak moet deze data vertaald en verspreid worden over verschillende kanalen. Daarnaast hebben de meest gebruikte PIM systemen verschillende inkomende koppelingen klaarstaan, waardoor je data vanuit je ERP of andere productsystemen kunt automatiseren. Aan de andere kant hebben PIM systemen vaak ook een export-format dat geschikt is voor de meest gebruikte sales kanalen. Zo kun je in 1 bestand al je productinformatie kwijt en deze vervolgens aan alle kanalen “voeren”.

E-commerce CMS vs. PIM systeem

We zijn allemaal bekend met de traditionele content management systemen (CMS), zoals Magento en Shopware. Hiermee kun je met meerdere gebruikers op verschillende niveaus samenwerken aan content. Deze systemen zijn intussen langzaam veranderd in “Web content management systemen” (WCM). Met web content management systemen krijg je de mogelijkheid om via een systeem je web content te plaatsen en te beheren. In feite is een CMS en een WCM in basis hetzelfde.

Zoals al eerder beschreven is een online eindgebruiker steeds veeleisender en neemt de online concurrentie toe. Je moet je onderscheiden in de markt. Daarnaast moet je de eindgebruiker kunnen voorzien van relevante informatie die aansluit op het juiste moment in het beslissingsproces. Hierin is een verrijking van content essentieel. Voor dit doel is weer een andere term bedacht namelijk “DXP” (digital Experience Platform).

Maar wat is nou echt het verschil tussen een PIM/DXP en een e-commerce CMS systeem? Om deze vraag te beantwoorden is het noodzakelijk om de core-functionaliteiten van een CMS en een PIM onder elkaar te zetten.

Core functionaliteiten van een e-commerce CMS.

De belangrijkste functionaliteiten van een CMS is het beheren van je web content. Dit kan bij veel systemen met meerdere personen op verschillende gebruikersniveaus. Denk hierbij bijvoorbeeld in termen als “Beheerder”, “Auteur” en “Schrijver”. In principe is een CMS systeem een database waar de content van je webpagina’s staat opgeslagen en waar deze beheerd kan worden. Web content bestaat vaak uit tekst, afbeeldingen, video’s, pdf’s en META data.

Aanvullende functionaliteiten van een e-commerce CMS zijn vaak het verwerken van orders en klantgegevens. Alhoewel hiervoor vaak ook losse systemen gebruikt worden. Daarbij heeft een CMS vaak een versiebeheer-functie. Daarnaast zijn er uiteraard ook marketing-gerelateerde functies beschikbaar die ervoor zorgen dat een online bezoeker op je webshop op het juiste moment de juiste informatie voor ogen krijgt die hij nodig heeft op dat specifieke moment in zijn buyer journey. Al deze functies vormen in combinatie met elkaar, de basis van een e-commerce CMS.

Core functionaliteiten van een PIM systeem.

De belangrijkste functionaliteiten van een PIM of DXP systeem is het centraal beheren van producten en bijbehorende content. Maar in dit geval is dit niet alleen voor je webshop, maar voor meerdere kanalen en “touchpoints” van je klanten. Daarnaast zijn bij grotere organisaties ook meerdere afdelingen of personen verantwoordelijk voor verschillende marketingkanalen.

Met een PIM systeem is het veel gebruiksvriendelijker en veiliger om verschillende betrokken personen te laten werken in één centraal systeem. Dit is tevens ook niet hetzelfde systeem als de webshop. Zo kun je met een gerust hart jouw SEO freelancer aan de slag laten gaan zonder dat hij je orders kan aantasten. Daarnaast staat de content en het verreiken van content centraal bij een PIM systeem. Hierdoor is er vaak meer mogelijk dan bij een webshop CMS. Het belangrijkste doel van een PIM systeem is: “1 bron en 1 plek voor al je productinformatie”.

Het inzetten van een PIM systeem in combinatie met een webshop CMS

Nu de core functionaliteiten van een e-commerce CMS en een PIM systeem besproken zijn kunnen we verder gaan kijken naar de voor-en nadelen van een PIM systeem gecombineerd met een CMS.

Je CMS wel of niet koppelen aan een PIM systeem?

Als je webshop het enige kanaal is waar je klanten in contact zijn met jouw bedrijf, dan is een PIM systeem wellicht overbodig. Zeker geziene de meeste CMS’en zich ontwikkelen in de richting van PIM systemen. Maar tegenwoordig is je webshop niet meer het enige kanaal wat jouw bedrijf in contact brengt met een eindgebruiker.

Veel organisaties beheren content voor verschillende landen en in verschillende talen. Dit zorgt al voor een complexere structuur aan productinformatie. Heb je naast andere landen en talen ook nog te maken met kanalen als print, app, marketplaces, affiliates, advertenties, POS en channelmanagers? Dan is een PIM systeem absoluut aan te raden. Zo houdt je niet alleen al je productinformatie op 1 centrale plek, maar ook je onderhoud en optimalisatie.

PIM voor schaalbaarheid en flexibiliteit

Een ander groot voordeel van een PIM ten opzichte van een CMS, is extra schaalbaarheid en flexibiliteit. Dit komt neer op een “best in breed” strategie, waarbij je gebruik maakt van verschillende systemen die het beste zijn in hun soort. Als je e-commerce CMS tevens je productdatabase is, dan is de kans groot dat je CMS aan de voorkant gekoppeld is aan verschillende leveranciers. Dit zal hoogstwaarschijnlijk ook betekenen dat je CMS aan de achterkant gekoppeld is aan extra sales kanalen. Denk hierbij aan advertentiekanalen of marketplaces.

Door de enorm snelle veranderingen in e-commerce is het niet ondenkbaar dat je webshop iedere 3 tot 4 jaar een grote onderhoudsbeurt nodig heeft en wellicht zelf aan vervanging toe is. Wanneer dit het geval is, zullen je koppelingen aan de voorkant en achterkant ook vervangen moeten worden. Dit komt vaak neer op grote investeringen, langere doorlooptijden en vertragingen in groei. Dit kan deels voorkomen worden door niet te kiezen voor een all-in-one oplossing, maar voor de eerder genoemde “best in breed” oplossing. Deze manier van je IT infrastructuur opzetten is niet nieuw en wordt al hybride toegepast wanneer er bijvoorbeeld gebruik gemaakt wordt van een ERP, CRM of administratie systeem.

Conclusie: Wanneer kies je nu voor een PIM systeem?

Het is duidelijk dat een PIM systeem voordelen biedt. Maar geldt dit ook voor iedere online ondernemer? Dit is naar onze mening niet het geval. Een PIM systeem biedt voordelen wanneer de volgende criteria van toepassing zijn voor jouw verkoop:

• Verschillende leveranciers
• Verschillende talen
• Verschillende landen
• Verschillende saleskanalen
• Wanneer je van plan bent om bovenstaande criteria toe te gaan passen

Denk daarom goed na over welk PIM systeem voor jou het meest geschikt is. Een CMS of een Channelmanager is meer geschikt als productinformatie systeem wanneer de volgende criteria van toepassing zijn:

• Je webshop is het enige of meest belangrijke verkoopkanaal
• Je verkoopt niet in meerdere talen
• Je verkoopt niet in meerdere landen
• Je marketing wordt niet gedaan door externe partijen

Ben je er nog niet over uit?

Als je er nog niet zeker over bent dat een PIM een passende oplossing voor jou is, dan is dat uiteraard geen probleem. Als online ondernemer kan een “kleine” beslissing als deze, grote gevolgen hebben wanneer deze niet juist genomen is. Daarom heb je er altijd baat bij om informatie in te winnen over jouw specifieke situatie. Wij kunnen jou precies vertellen welke systemen of opties het beste passen bij het doel dat je wilt bereiken. Ook wanneer dit zou betekenen dat je beter een oplossing kunt gebruiken die niet door ons wordt aangeboden.

Daarnaast kan het nooit kwaad om wat vrijblijvende informatie van een specialist in te winnen. Op deze manier kunnen wij jou helpen om de juiste keuzes te maken. Met meer dan tien jaar ervaring in (online) marketing en web development, kunnen wij jou passend advies geven over de beste vervolgstappen. Ben je benieuwd naar hoe een PIM of andere oplossingen zoals Channelmanagers of een CMS past binnen jouw online doelstellingen? Neem dan contact op en ontvang vrijblijvend advies.